Dove e come lavora
Il Responsabile o Addetto Organizzazione Eventi si inserisce nel Reparto Eventi, di cui è il responsabile, di agenzie pubblicitarie e di comunicazione che offrono servizi di organizzazione eventi e, chiaramente, si tratta della figura cardine nel caso in cui operi presso agenzi specializzate in questo tipo di servizi. Tuttavia, nelle agenzie che si occupano occasionalmente dell’organizzazione di eventi, gli stessi compiti possono essere svolti dal Responsabile/Addetto Stampa o da altre figure professionali a seconda di come si è strutturata l’agenzia.
Cosa fa
Il Responsabile Organizzazione Eventi si occupa dell’ideazione e dell’organizzazione di convegni, congressi, seminari, fiere e, più in generale, di eventi di qualsiasi tipo (aziendali, promozionali, culturali, sportivi, sociali, di intrattenimento, ecc.). È, quindi, la figura professionale che gestisce tutte le attività legate all’organizzazione vera e propria di un qualsiasi evento. In particolare, il Responsabile Organizzazione Eventi incontra il committente con il quale rileva e definisce i bisogni (risultati attesi, contenuti, ecc.), individua la mission, i valori e il tema dell’evento, definisce, dunque, le caratteristiche dell’evento (calendario, testimonial, allestimenti, stile, ecc.), realizza l’analisi di fattibilità e il piano di lavoro (fasi del progetto, risorse economiche, materiali e umane necessarie, partnership, ecc.), si occupa di tutti gli aspetti organizzativi dell’evento (location, partecipanti, fornitori, affitto strumentazione tecnica, sponsor, catering, piano logistico e finanziario, ecc.), predispone le attività di comunicazione e marketing dell’evento (canali, strumenti, target, ecc.), rendiconta, monitora e valuta l’andamento dell’evento. Nel caso dell’organizzazione di congressi in ambito medico/sanitario si occupa anche della gestione delle pratiche ECM (Educazione Continua in Medicina). Si occupa, inoltre, di fornire eventuali servizi di prenotazione alberghiera e dell’organizzazione di visite turistiche ad esclusivo beneficio dei congressisti, nonché servizi di assistenza e di trasferimento, da e per le località in cui si svolgono gli eventi e le località turistiche.
Il Responsabile Organizzazione Eventi spesso si trova a collaborare strettamente con il Reparto Creativo, con l’Ufficio Stampa e con il Reparto Digital in quanto un evento richiede e necessita di un’adeguata campagna promozionale che può essere sviluppata attraverso locandine, brochure, siti web, social media e comunicati stampa.
Formazione
Questa figura è solitamente ricoperta da un laureato in Lingue, in Lettere, in Scienze della comunicazione e, più in generale, in corsi di studio in materie umanistiche con una particolare attenzione per la comunicazione, le relazioni pubbliche o le lingue straniere, ma anche da un diplomato presso un istituto professionali in ambito comunicazione o in ambito turistico.
Competenze tecniche
Il Responsabile Organizzazione Eventi deve possedere buone conoscenze dei principi di marketing e di budgeting, delle teorie e tecniche della comunicazione e delle pubbliche relazioni, della contrattualistica fornitori, dell’economia della cultura, dei servizi tecnici a supporto di eventi (allestimento, catering, interpretariato, ecc.) e delle tecniche di bidding (partecipazione a bandi per la candidatura ad ospitare un evento). Deve, inoltre, conoscere la normativa che regola l’organizzazione di eventi in spazi pubblici e, nel caso dell’organizzazione di congressi in ambito medico/sanitario, le procedure, le normative e le autorizzazioni specifiche (ECM).
Competenze digitali e linguistiche
Per tale figura sono richieste competenze digitali da utilizzatore generico, non dovendo usare software particolari se non gli applicativi del pacchetto Office, oltreché la conoscenza della lingua inglese, soprattutto se l’agenzia organizza eventi con partecipanti stranieri o eventi organizzati all’estero.
Competenze trasversali, caratteristiche personali e disponibilità
Completano e caratterizzano tale figura l’attitudine alla relazione con i clienti e i fornitori, ad organizzare il proprio lavoro e quello di altri, al lavoro di gruppo e al problem solving. Deve, inoltre, essere una persona molto precisa, con una mentalità analitica, ma comunque flessibile mentalmente e creativa. Infine, deve essere disponibile a viaggiare e a lavorare fuori orario.
Note
Nelle agenzie più strutturate, al di sotto del Responsabile Organizzazione Eventi è possibile trovare la figura dell’Addetto o Tecnico Organizzazione Eventi nel qual caso il Responsabile svolge prevalentemente mansioni di coordinamento e supervisione, mentre le attività più operative spettano agli addetti.
È inoltre importante sottolineare che nelle agenzie che si occupano esclusivamente dell’organizzazione di eventi la figura dell’Organizzatore Eventi può prendere il nome di Project Manager o anche di Commerciale/Account. Nel momento in cui viene identificato come Account, oltreché dell’organizzazione di eventi si occupa anche della ricerca e gestione dei rapporti con i clienti (vedi la figura dell’Account).
