Dove e come lavora
Il Responsabile Acquisti si inserisce nell’Area Produzione o nell’Area Commerciale, a seconda dell’organizzazione dell’azienda, e, nello specifico, nell’Ufficio Acquisti in aziende agroalimentari medio/grandi, mentre in quelle più piccole solitamente gli stessi compiti vengono svolti dal Responsabile della Produzione o dal Responsabile Commerciale.
Cosa fa
Il Responsabile Acquisti organizza l’approvvigionamento delle materie prime e ne assicura l’assortimento, definendo la quantità e i tempi di consegna; attua, quindi, il piano di dotazione delle materie prime necessarie al processo produttivo. Il Responsabile Acquisti si occupa di raccogliere i dati relativi al fabbisogno di materie prime dell’Area Produzione e quindi collabora con il Responsabile della Produzione, con il Controller e con il Responsabile Commerciale alla previsione degli acquisti, effettua indagini di mercato nel settore merceologico di riferimento ed individua i migliori preventivi offerti dai fornitori in base al rapporto qualità/prezzo, ai tempi di consegna e alle condizioni di pagamento. Gestisce, quindi, i rapporti e le trattative con i fornitori con i quali definisce le procedure di ordine e consegna, oltreché le modalità di pagamento, verifica il rispetto delle procedure concordate, gestendo eventuali reclami e resi; controlla, inoltre, la qualità in ingresso della merce acquistata e ne segue il processo di movimentazione e di flusso verso il ciclo produttivo. Si occupa, inoltre, dello stoccaggio delle materie prime e della gestione delle scorte, sia dal punto di vista fisico che finanziario-amministrativo.
Formazione
Questa figura è solitamente ricoperta da un diplomato (Perito industriale o Ragioneria) o da un laureato in Ingegneria Gestionale o in discipline economiche.
Competenze tecniche
Il Responsabile Acquisti deve saper individuare un piano articolato di acquisti per le diverse linee produttive elaborando dati e formulando previsioni e possedere ottime conoscenze delle caratteristiche delle materie prime che acquista e dei processi produttivi necessari alla loro trasformazione, quindi, dei prodotti commercializzati. Deve, inoltre, possedere ottime conoscenze delle tecniche di approvvigionamento e di spedizione, delle tipologie contrattuali, delle norme relative alle transazioni commerciali oltreché delle procedure amministrative per la gestione degli ordini. Deve, infine, possedere una buona conoscenza dell’organizzazione del lavoro e del sistema HACCP.
Competenze digitali e linguistiche
Per tale figura sono richieste competenze digitali da utilizzatore generico/esperto, dovendo utilizzare specifici software per la gestione degli acquisti, oltreché la conoscenza della lingua inglese.
Competenze trasversali, caratteristiche personali e disponibilità
Completano e caratterizzano tale figura l’attitudine ad organizzare il proprio lavoro e quello di altri, al problem solving, al lavoro di gruppo, oltreché a scrivere relazioni e alla relazione con clienti e fornitori. Deve, inoltre, essere una persona con una mentalità analitica, ma comunque flessibile mentalmente; infine, deve essere disponibile a lavorare fuori orario e a viaggiare spesso.
Note
Questa figura svolge un compito di elevata responsabilità, in quanto il suo lavoro è il risultato di complesse operazioni di analisi, inerenti sia l’ottimizzazione degli acquisti (scelta del fornitore in base al rapporto qualità/prezzo), sia la tempestività del flusso di materie prime verso il ciclo produttivo o verso il sistema di vendita. In particolare, il ruolo del Responsabile Acquisti è fondamentale nelle aziende che lavorano e commercializzano prodotti ittici e, nello specifico, che si occupano della commercializzazione del pesce fresco poiché, data l’alta deperibilità del prodotto commercializzato, deve prevedere, anche con settimane di anticipo, l’esatta quantità di pesce fresco che giornalmente deve essere acquistato per soddisfare la richiesta del mercato. L’acquisto di quantità errate rischierebbe di generare dell’invenduto con importanti conseguenze economiche per l’attività dell’impresa. È, quindi, evidente che in questo tipo di aziende l’attività del Responsabile Acquisti è strettamente legata a quella del Responsabile Commerciale.
Al di sotto di tale figura professionale è possibile trovare la figura dell’Addetto Acquisti nel qual caso il Responsabile svolge prevalentemente mansioni di coordinamento e supervisione, mentre le attività operative spettano agli addetti.
Per approfondire
Quaderno PHAROS n. 19/2012 “Attività e professionalità nel settore agro-alimentare veneto”
